3年以上酒店行业相关经验 熟悉人力资源6大模块，踏实负责，执行力强 工作经验全面，不限于人事，行政，后勤类工作 中高端酒店从业经验优先，需良好的沟通协调统筹能力，具备筹开项目0到1经验优先

· Support the kitchen chef in the overall smooth operation of the kitchen ensuring prompt service at all times. 协助厨师长确保厨房运作的正常进行，以提供高效率的服务。 · Participates in making food requisitions. 根据要求参与制作服务。 · Works in all areas of food preparation as and when directed. 当接到指示时，进行所有食品的准备工作。 · Ensures safe and correct use the equipment, tools and machinery. 保证安全、正确的使用厨房的设备、工具和机器。 · Assists the kitchen chef in planning and organizing the section assigned to. 协助厨师长，对于所分配的 工作区域，有组织、有计划的工作。 · Be sure that the standards of uniform grooming and hygiene are maintained. 保证制服干净、整洁。 · Takes part in all scheduled training at his/her level. 参加所有相应级别的培训。 · Responsible for the staff  hygiene, sanitation, tidiness of the working and Storage areas. 负责工作区域和存储区域的卫生、防疫、整洁。 · Assist with the recital and storage of goods. 协助接收和储存物品。 · Clean and maintain the equipment and premises. 清洁并保养设备及工作区域。 · Ensures that the workplace remains clean and the safety of consumable goods by always respecting HACCP regulations.                                                                                                                                              始终遵守HACCP的要求，确保工作场所保持清洁和食品安全。

· Greets all guests at all times in a friendly and helpful manner and attempts to learn and use guest’s name at every opportunity · 随时以友好和乐于协助的态度迎接客人，并尽量了解和称呼客人的名字。 · Registers and rooms all arrivals according to established procedures · 按照既定工作程序为所有来客登记并安排房间。 · Maintains intimate knowledge of departmental standards and procedures · 熟知部门标准工作程序。 · Performs check in, check out and room change procedures and ensures all data are entered completely into the hotel systems in accordance with reservation · 履行入住、退房和换房手续，并确保所有资料都按照预订情况完整的输入酒店电脑系统。 · Maintains cashier float and ensures accurate daily report of all money received · 保持库存现金限额并保证每日对所收现金进行准确报告。 · Assists hotel guest’s currency exchange · 为酒店客人进行外汇兑换。 · Keeps abreast of all modifications to accounting policies and procedures · 随时留意会计政策和工作程序的变化 。 · Responsible and attends to guest’s request of using the service of safety box at all times · 随时负责回应客人关于使用保险箱服务的要求。 · Knowledgeable of all special promotion procedures, for programs such as; Seasonal Packages, Frequent Flyers Programs, and also Intercontinental Hotels Group Loyalty programs. · 熟知所有特别促销活动，如：季节性套餐计划、常客优惠计划以及洲际酒店集团忠实方案。 · Attends to guest’s complaints, inquiries and requests, referees problems to supervisor/Assistant Manager if he/she unable to assist · 处理客人的投诉、问询和请求，如果自己无法提供协助，则将问题转给主管和经理助理 。 · Is familiar with other Intercontinental Hotels and Resorts so that guest indicating any next destination on the registration card can be “sold” an onward booking to another InterContinental Hotels · 熟悉洲际酒店和度假村集团的其它成员酒店，以便当客人在登记卡上写出以后要去的目的地时可以游说其在另一家洲际酒店集团成员酒店进行提前预订。 · Does everything possible to ensure that the guests depart the hotel with a positive impression of hotel service · 尽一切努力确保客人在离店时会对酒店的服务有很好的印象。 · Performs the audit balances and prepares all works for audit in an orderly fashion · 执行审计结余，并为审计工作进行各项有序的准备。 · When on night shift, checks night report, prepare the morning report and prepare all necessary forms for the guest arrival · 在值班时检查夜班报告，准备早班报告，并为客人的到来准备各种必要的表格。 · Maintains comprehensive knowledge of standard reservation procedures including correct forms to use, how to read telex, e-mail, messages, and how to interpret availability sources within the reservation systems · 全面了解标准的预订工作程序，包括如何正确使用表格，如何读电传、电子邮件和留言，以及如何在预订系统内对房源情况进行解读。 · Maintains exemplary department standards of behavior and appearance and attitude as expected in a IHG Brand · 按照洲际酒店集团品牌的预期保持自己行为、外表和态度的高标准。 · Takes personal interest and pride to ensure that the front desk work area is kept clean and in an orderly state al all times · 随时保持前台工作区域的整洁和有序，并以此作为自己的个人兴趣和骄傲 。 · Endeavours to maintain the high standards of the hotel with particular regard to the importance of IHG Loyalty Program member and other VIP’s and with reference to hotel and to be a health or safety hazard · 力争保持酒店的高标准，特别注意洲际酒店集团忠实计划会员及其它贵宾的重要性，并重视酒店的健康和安全隐患等问题。

1.负责大堂吧区域的日常服务工作，包括饮品制作、出品及服务； 2.为客人提供专业、热情、高效的餐饮服务，确保客人满意度； 3.保持大堂吧区域的整洁与卫生，包括吧台、桌椅及餐具的清洁与维护； 4.熟悉酒水单及菜单内容，能够为客人推荐合适的饮品及小吃； 5.协助完成库存管理，包括酒水、食材及消耗品的盘点与补充； 6.遵守酒店的服务标准及操作流程，确保服务品质的一致性； 7.处理客人的投诉及特殊需求，并及时向上级汇报； 8.参与部门培训，不断提升服务技能与专业知识。 任职要求： 1.学历不限，酒店管理、旅游管理或相关专业优先； 2.有餐饮或酒店服务经验者优先； 3.具备良好的服务意识与沟通能力，能够与客人及同事有效互动； 4.形象端正，举止得体，具备较强的亲和力； 5.能够适应倒班工作制，包括周末及节假日； 6.具备基本的英语沟通能力，能够应对简单的英文服务需求； 7.工作认真负责，具备团队合作精神； 8.对酒水知识或咖啡制作有一定兴趣或基础者优先。

【岗位职责】 1.准备所有的配料并制作各种蛋糕、面包、甜品、创意西点等食品； 2.确保有足量的包房食品供应； 3.根据菜单和客需研发新品，确保产品品质与创新性； 4.严格把控食品卫生安全标准，规范操作流程。 【岗位要求】 1.熟悉面包西饼等的制作工艺及技能； 2.熟悉西餐的相关知识及礼仪； 3.身体健康，精力充沛，具有良好的抗压能力与责任意识； 4.有星级酒店或西餐厅从事面包西饼制作工作经验优先。

工作职责：卓越的客户服务：能够提供出色的服务，确保客人拥有难忘的用餐体验。沟通技巧：强大的口头沟通技巧，可以有效地与客人和团队成员互动。关注细节：敏锐的洞察力，确保服务和展示的高标准。多任务处理能力：能够在快节奏的环境中有效地处理多项任务。团队协作：能够与他人很好地合作，营造合作和支持的团队氛围。解决问题的能力：思维敏捷，能够优雅地处理客人的询问和问题。时间管理：有效地管理时间，确保及时服务和顺利运营。了解菜单和服务：熟悉菜单、特色菜和酒店服务，为客人提供准确的信息和建议。任职资格：优先考虑具有在餐厅或酒店环境中担任过门店服务员或女招待的经验。

要求形象良好，能吃苦耐劳，主要实习岗位有：厨房和餐厅服务员、前厅接待员和销售部预订文员。

【岗位职责】 1、负责酒店总机电话接听、转接及留言服务，确保通讯畅通高效 2、处理客房预订、变更及取消等业务，准确录入预订系统 3、解答客户关于房型、价格、设施等基础咨询并提供专业建议 4、协助处理特殊需求预订（如团队/VIP/长住客）并跟进落实 5、定期核对预订信息与房态系统，及时处理差异情况 6、整理每日预订报表并提交至相关部门 7、维护客户档案信息，确保数据准确性与保密性 【岗位要求】 1、普通话标准，具备良好的电话沟通技巧与服务意识 2、能熟练操作酒店Opera系统及办公软件（Word/Excel） 3、具备基础英语听说能力（需处理简单英文预订） 4、数字敏感度高，能高效处理多任务且注重细节 5、可适应轮班工作制 6、有酒店前台/总机/预订经验者优先 7、抗压能力强，能妥善处理突发情况与客户投诉

工作职责： 1. 负责酒店前台日常接待工作，包括入住登记、退房结算、房态管理及客人咨询解答； 2. 准确录入并维护系统信息，确保宾客资料完整、账务清晰、操作合规； 3. 协调处理客房安排、行李寄存等宾客需求，提升服务体验； 4. 及时响应并妥善处理宾客投诉与突发情况，按流程上报并跟进解决； 5. 配合完成夜班值守、交接班记录、现金及单据管理等岗位相关工作。 任职资格： 1. 性格开朗，具有较强的服务意识、推销意识和责任感； 2. 具备良好的普通话表达能力，掌握基础英语沟通能力者优先； 3. 熟悉酒店运营基本流程，有相关实习经验者优先； 4. 形象气质良好，具备应变能力及抗压能力； 5. 遵守职业操守，无违法违纪记录，能适应轮班及节假日工作安排。

职责内容 1.所有餐厅厨房，包括饼房、主厨房、员工餐厅厨房、外卖宴会。 2.计划和准备执行高质量的食品和摆设在指定的餐厅。 3.格按照菜谱、标准和摆盘标准。 4.在酒店运营之中保持HACCP各方面要求。 5.正确操作所有的设备、器具和机器。 6.必须对具有持续性的人员培训和SOP’s的提高和改善保持关注。 岗位要求： 1.高中或相等的学历，最好是专业烹饪学校毕业。 2. 更新的卫生课程。 3. 五至八年管理厨房经验，四/五星级酒店的餐厅或级别很高的个体  餐厅并有3年主厨的经历。 4.具有在国际连锁酒店的相关经验。

【岗位职责】 1、与既有的客户和潜在的客户及合作伙伴保持密切的联系。 2、高效认知和掌握销售线索。 3、代表酒店参加国际及国内的销售活动。 4、发挥创造力，为酒店的产品及部门做出应有的贡献。 5、仔细计划与客户的会面，对预定的客户实施客户关系管理，完成销售目标。 6、在所负责的市场区域内，监视和报告市场及竞争者的情况。 7、准备销售报告，确保市场及客户信息的准确性，以便于工作的跟进。 8、积极地传播产品信息，在负责的市场内营造酒店的知名度。 9、在所负责的区域内，与市场销售总监一起计划销售攻势，并确保其实现。 10、主动参与，完成各种销售报告。 11、协助计划和配合销售活动。 12、协助配合开发制作所有酒店促销材料。 13、管理客户档案数据库，手工或以电脑更新客户档案。 14、不断地对下属员工给予持续建议及支持。 15、执行上级要求的任务，完成市场销售目标。 16、遵守酒店酒店的员工守则。 17、遵守酒店酒店的政策及程序。 18、坚持不断的对自己的表现进行分析评估。 19、完成上级交给的其他任务 【岗位要求】 1、具备领导才能，了解所负责部门对各职位的责任。 2、掌握使用互联网及其它主要电脑系统的知识。 3、掌握应用销售及前台的电脑系统。 4、了解商务旅游、旅游业国际市场，会议旅游及餐饮销售。 5、能够掌握和理解市场和竞争。 6、必须具备良好的中，英文读写能力。 7、良好的电脑技能，至少会使用微软2003或以上操作系统、微软办公软件2003或更高版本、互联网及其它的流行出版软件。 8、良好的人际交往和沟通技巧。 9、独立工作和团队工作的能力。

岗位职责 1、精通短视频拍摄剪辑、图文创作，熟练使用剪映、PS，熟悉本地生活线上运营逻辑，具备爆款内容打造经验； 2、具备完整活动全案策划、媒体公关、达人商务洽谈能力，拥有本地媒体、探店达人资源优先； 3、熟悉酒店客房、餐饮、婚宴、宴会、政企会务营销逻辑，能通过宣传赋能门店业绩； 4、具备团队管理、预算管控、数据分析能力，擅长 PPT 汇报，跨部门沟通协调能力强； 5、审美佳、网感强，可接受节假日活动加班调休，抗压性强，做事细致合规； 岗位要求 1、大专以上文化程度；3 年以上星级酒店市场宣传工作经验，1 年及以上传媒主管 / 主任管理经验； 2、优秀的语言表达能力，能够在公关活动中进行富于感染力的演讲。 3、较强的观察和应变能力，优秀的人际交往和协调能力，较强的社会活动能力。 4、了解电子商务，大众传播，平面创意和具有创新性的写作与编辑能力。 5、个性积极主动，工作认真负责。

岗位职责： 1. 负责酒店的安全保卫工作，确保酒店的客人、员工及其财产安全。 2. 熟悉和掌握消防控制室设备的功能及操作规程，保障消防控制室设备的正常运行。 3. 负责监控所有安全系统，如监控系统、警钟、入室行窃警报，根据监控画面追踪可疑分子和分配警报资源。 4. 负责疏导过往车辆，协助礼宾员照料宾客下车，保障大堂门前过往车辆行人的安全，使门前畅通无阻。 5. 负责酒店各区域巡逻，发现可疑情况，视情况处理或及时向上级报告。 6. 协助保安队长检查消防设备，如消防栓、灭火器等，确保消防设备处于完好状态。 7. 认真履行交接班制度，保存好录像资料。 8. 向保安队长汇报在值班期间发生的任何危险情况。 9. 积极参加各类培训教育、应急演练、体能和技能操练。 10. 完成上级领导分配的其它工作。 岗位要求： 1. 高中及以上学历，具有保安员证/退役军人优先考虑。 2. 1年以上酒店/物业/公寓保安工作经验。 3. 懂得一定安全保卫知识，处理事情要迅速，准确。 4. 具备良好的沟通能力与合作精神。 5. 两班倒。

职位概述：有效率、礼貌、专业地协助客人处理所有与接待相关的事务。始终保持高水准的服务和优质的服务;接听电话，登记客人，安排房间，办理客人退房手续，协助处理客人的各种要求。职位要求:1. 有相关工作经验者优先考虑，工作态度和外表良好，有学习技能的潜力;2. 良好积极的工作态度;3. 良好的英语能力;4. 永远愿意学习，愿意帮助。5. 熟练使用计算机。

负责厨房指定区域内人员工作的组织和食物摆设，尽可能有效地增加效率。 Organises and sets up the assigned section of the food and beverage kitchen as efficiently as possible to increase the speed and maximise productivity. 团队协作，主动灵活待客，顾客至上，酒店的大局为重。 Work closely with other associates in a supportive and flexible manner, focusing on the overall success of the hotel and the satisfaction of hotel guests. 根据技能需求培训厨房工作区域内的员工，使他们更好地履行自己的职责。 Trains the culinary associates in that section of kitchen in the skills necessary for them to perform their function. 确保营运及厨房设备保持良好的卫生标准。 Ensures that operating and kitchen equipment is maintained to a good Hygienic standard. 根据副厨师长或领班的要求到其它的厨房区域工作，确保按厨房的卫生标准工作。 Works in any sections of kitchen when necessary or as requested by the sous chef or chef de partie; ensures that the hygiene standards for kitchen are met.

职位概述： 有效率、礼貌、专业地协助客人处理所有与接待相关的事务。始终保持高水准的服务和优质的服务;接听电话，登记客人，安排房间，办理客人退房手续，协助处理客人的各种要求。 职位要求: 1. 有相关工作经验者优先考虑，工作态度和外表良好，有学习技能的潜力; 2. 良好积极的工作态度; 3. 良好的英语能力; 4. 永远愿意学习，愿意帮助。 5. 熟练使用计算机。

工作职责： • 根据预订优质快速的为客人办理入住手续，确认相关信息，如:房价，人数等，依客人喜好予以排房。向客人介绍酒店各种宣传促销活动及推销希尔顿荣誉客会给非会员，吸引新会员的加入。指引去房间的方向并解释房卡的使用方法，向客人分发礼物等。 • 确保入住期间的各项需求能有效满足，帮助客人办理外币兑换及结帐手续。接收现金，信用卡，旅行支票，公司或第三方付费等付款方式。 • 热情友好的问候客人，对客人的合理需求予以积极恰当的回应。准确提供各种信息如：酒店营业场所的营业时间及VIP促销计划等。 • 对自己权限范围内不能予以解决的问题和需求，及时反馈给相应部门和人员予以解决。 • 礼貌的接听所有来电，及时恰当的应客人要求处理各种邮件、传真及转交物品。 • 成着冷静的应对和处理各类客人投诉，如：客人对价格不满，空调或供暖系统的不足等。 • 积极的工作，友好的为客人提供服务。 • 积极参加所需的各种培训，提高工作能力。 • 致力于酒店工作，为酒店发展提供创造性的建议，为顾客和整个团队提供高品质服务。 • 在前台的团队中起到积极作用，有效的沟通，确保达到目标。 • 为顾客提供热情周到的服务，有宾至如归感。 • 依照预订为客人办理入住，核对预订信息，希尔顿荣誉客会号及航空公司会员号，确保入住登记表的完整性及付款方式安全有效。 • 采取必要行动，及时有效的处理顾客的不满，适当的时候告知值班经理或宾客关系经理。回访客人，确保客人对解决方法满意。 • 维护顾客档案和信息，确保预订的有效性和准确性。 • 确保VIP客人个性化服务待遇。 • 协销售，预定和业务发展团队为公司客人提供服务。 • 引入新的荣誉客会会员，确保会员应得利益，为会员提供优质专业的服务。 • 确保所有帐单消费的精准性，为客人提供高效快捷的结帐服务。 • 将准确完整的信息录入酒店管理系统，以便大家分享。 • 遵循希尔顿品牌标准。 • 掌握希尔顿酒店集团的基本概况。 • 了解酒店周边地区的最新信息，名胜，风景地等，为顾客提供方便。 • 与餐饮部，客房部，工程部，IT等进行有效的沟通合作。 • 对酒店设施设备的非正常运转予以及时报告，并跟进直至问题解决。 • 汇报最新的工作进展，确保宾客关系经理对部门营运状况的了解。 • 确保信息的有效传递，尚未完成的事情逐一移交至有关人员，让宾客满意。参加日常例会及其他会议。 • 确保完成行前台每日的任务，其中包括但不仅限于工作的监督，房间分配，报告，信用 额度核对，电脑数据备份及主帐的核对等。 • 核对入住登记表，会议及活动信息，预订备份等。 • 节约成本，确保存货不浪费。 • 警惕商业竞争行为，并及时上报。 • 根据价格要求向客人提供相应的物品。 • 按照健康安全， 危机管理部门，灾难处理方法，救火程序执行。必要的时候加入 救火。 • 严格遵守现金收付手续，收取现金，信用卡，转帐，代金券等。 • 收取现金，信用卡，代金券，公司或第三方付费等服务时要严格遵守酒店规定。 • 为客人提供保险箱，保证他们的财物安全。 • 跟进担保预订及付款方式，确保酒店收入。 • 确保所有帐单消费的精准性，为客人提供高效快捷的结帐服务。 • 从促销客房转至高级客房，确保在每个客人身上获得最大利润。 • 抓住商机，用合理的方式提高酒店收入，确保客人物有所值。 • 如有必要 ，该部门有权更改或补充该职位描述。 • 如有可能用客人的母语与其交流。 • 完成任何其他合理的职责和被指派的职责。 任职资格： • 能运用计算器材准确无误的进行各种数据运算。 • 能用英语有效的倾听和进行沟通。 • 熟练操作酒店电脑系统。 • 擅长于处理宾客关系，能有效快速的应对处理各种问题。 • 以较强的人际交往能力提高客人满意度。 • 能在强压下胜任工作。 • 一至两年相关工作经验者优先。

【岗位职责】 1、负责酒店日常物资的收货、验收及入库工作，确保所有物品数量准确、质量合格。 2、严格按照收货流程操作，核对送货单与采购订单的一致性，发现问题及时上报。 3、负责仓库物资的分类、整理、标识及存放，确保仓库整洁有序。 4、定期盘点库存，确保账实相符，及时提交库存报表。 5、配合财务及相关部门完成物资的领用、发放及调拨工作。 6、维护仓库设备及工具，确保其正常使用。 7、协助上级完成其他与仓储相关的工作任务。 【岗位要求】 1、具备基本的仓储管理知识，熟悉收货、入库、出库等流程。 2、工作细致认真，责任心强，能够严格执行操作规范。 3、具备良好的沟通能力，能与供应商及内部部门有效协作。 4、能够熟练使用办公软件（如Excel、Word等）进行简单的数据录入与统计。 5、身体健康，能适应搬运、整理等体力工作。

【工作职责】 1、跟进酒店的各项培训及活动，维持和更新员工的个人培训记录。 2、检查并汇报每周培训计划。 3、监督各部门组织的培训并给予反馈意见。 4、协助新员工培训的组织实施工作。 5、协助线上培训组织及监督核查工作。 6、负责经常深入部门，了解部门的培训需要，提出可行性教学建议。 7、与员工建立沟通，了解培训需求和员工的满意度。 8、为培训负责人编制月度报告体统数据。 9、与同行业及培训课程的教育机构保持联系。 10、定期与员工交流思想保持良好的员工关系，和上级领导一起编制和管理部门预算。 11、参与酒店质检工作，并根据酒店质检结果反推酒店培训需求，完成部门的行政工作。 【任职要求】 1、大学本科学历，人力资源、心理学优先。 2、有培训或运营部门工作经验者优先。 3、沟通能力强，工作积极主动。 4、熟练操作计算机。

To provide guest service as well as handle the daily reservations and check-in and check-out of guests. 向客人提供服务，同时操作好每日的预订以及向入住和退房的客人提供服务。 Possessing the related experience of front desk first. 具备前台的相关经验优先。 Be familiar with the Front Desk System, Opera System first. 熟悉前台操作系统，Opera系统优先。 Have good command of Word & Excel. 熟悉 电脑操作。 English Communication 基础英语交流

【岗位职责】 1、协助部门经理制定审计工作计划，并组织实施。 2、负责例行和专项审计项目的实施，确保审计结果准确、及时、客观、公正。 3、在完成审计工作后，与被审计单位沟通审计意见，对审计发现的问题督促其整改和纠正 4、负责配合调查事项提供审计资料和相关会计证据，负责部门内外部内控管理培训 【岗位要求】 1、审计或财务会计专业大专以上学历。 2、执行能力、计划能力，强烈的责任心、主动性，良好的团队合作能力、学习创新能力，适应能力，较强沟通协调能力、理解分析能力，对人和事物有客观判断性。 3、熟练使用办公软件，需要一些英文知识

【招聘岗位】 前台接待实习生、礼宾实习生、总机实习生、 餐饮服务实习生、餐饮厨房实习生、文职实习生 楼层服务实习生、工程部实习生、保安部实习生 【岗位要求】 1、年满18周岁，有意向酒店领域长期发展，可稳定接受6–12个月全职实习； 2、形象气质良好，性格开朗亲和，具备良好服务意识与沟通表达能力，工作认真负责、吃苦耐劳，能适应酒店各岗位正常工作节奏； 3、专属成长培养：酒店配备完善的晋升培养体系，职业发展路径清晰，提供系统化岗前 + 在岗培训，实习期满可择优留任，直通转正及管理梯队发展通道。

确保遵循品牌承诺并始终提供优异的对客服务。 Ensures the delivery of brand promise and provides exceptional guest service at all times. 确认预抵和离店的详细信息，并提供行李和运输以及客人的要求的其他服务。 Verifies arrival and departure details and arranges luggage handling and transportation and other services requested by guests 维护并清洁行李部的所有设备，保持专业形象。 Maintains and cleans all equipment at Bell Desk to maintain a professional image. 根据摆放标准储放行李。协助所有客人储放行李并确保遵守保存，储放，安全的程序。 Stores luggage according to standards. Assists all guests with luggage storage, ensuring the proper handling, storage, security and procedures are followed. 为住店客人和来访者指引酒店的设施位置。 Directs guest and visitors to any of the Hotel’s facilities 随时准备为客人开关车门。 Assists to open and close car doors for guests whenever the opportunity arises. 为所有抵达和离店的客人装卸行李。 Loads / unloads guest’s luggage for arriving and departing guests. 检查酒店的休息区和正门区域的卫生情况，确保大堂整体环境的整洁。 Maintains a tidy lobby by checking the general cleanliness and tidiness of the sitting area and entrance. 协助客人招呼计程车，回答客人的提问。 Hails taxis and answers guests’ inquiries. 阻拦试图进入酒店的不正当人士。 Prevents entrance of unauthorised or undesirable persons. 与相关部门协作，协调贵宾在店内的各项活动。 Co-ordinates VIP movements with relevant Departments as advised.

To provide strong and efficient administrative support to EAM- Food and Beverage & Director of Culinary Operations. l Provides administrative support to Division Head and ensures the implementation of hotel policies, standards, and procedures as they apply to the administrative functions. l Locates and attaches appropriate file correspondence to be answered by Division Head. l Types, files, and upkeeps all private and confidential matters related to the department. l Sets up a systematic and efficient filing system, both for hardcopies as well as all electronic data, that enables quick retrieval. l Ensures all files are kept up-to-date at all times. l Prepares the relevant materials for all meetings attended by the Division Head: Daily operations meeting, executive committee meetings, departmental meetings and ad hoc meetings. l Answers telephone and gives information to callers or routes call to appropriate official and places outgoing calls. l Makes copies of correspondence or other printed matters. l Prepares outgoing mail. l Types, takes dictation and minutes, draft letters, files and traces and composes correspondence. l Monitors and maintains the proper appearance of the Division’s office area. l Maintains organized files. l Reads and routes incoming mail and outgoing correspondences. l Handles outgoing mails by courier. l Ensures travel authorization forms are fully completed and signed by the respective executive before handing over to the Director of Finance for signature. l Handles monthly requisition of stationeries/general and dry goods stores.