Sales & Marketing Secretary 市场销售部秘书 Here at Upper House Chengdu, we don't do ordinary things. We thrive on the different and the exciting, and yes perhaps a little quirky and without doubt, fun. With a dynamic culture and an open door for your feedback, you're not just filling a role — you're owning it. We provide the training and the freedom for you to flourish, with leaders who support and encourage you. The difference is you. Everyday is a fresh page in our collective story. Ready to join us at Upper House Chengdu? Upper House Chengdu celebrates Chengdu’s history and looks towards the future through inspired modern design and art. Our House is hidden amongst the laneways of Taikoo Li Chengdu and set on former temple grounds, with 100 intimate rooms and 42 serviced apartments, heritage courtyards, landscaped terraces and a subterranean oasis. It’s an urban sanctuary that surprises and delights around every corner. 嘿，这里是一个有意思的地方。我们爱不同，爱新奇，有很多古灵精怪的想法，每天都乐趣无穷。在这个充满活力的大家庭里，你随时都可以大胆说出你的想法，因为，你不只是员工，更是无可替代的主人翁！为了让你可以自由探索和成长，我们提供丰富多样的培训活动；此外，我们的管理团队也将全力支持你，成为你工作中的坚实后盾。我们相信，有了你的加入，一切都变得更有意义。还犹豫什么？与我们一起开启一段令人期待的旅程吧！ 准备好加入成都居舍了吗？ 成都居舍以成都的古老历史为荣，又通过灵感四溢的现代设计和艺术展望未来。大隐于成都太古里的街巷中，坐落在曾经的庙宇之地，博舍设有100间客房和42间服务式公寓，以及传统庭院、景观露台和地下绿洲。它也是都市中的静修所，处处藏着美好惊喜。 Job Overview This role supports the hotel's S&M efforts, provide a full range of secretarial support to the DOSM and ADOS and manage the operation of the Sales & Marketing office. 职位概述 这项岗位负责支持酒店的市场销售部的工作，为市场销售总监和销售副总监提供全面的秘书事务支持,并管理市场销售办公室的正常运作等事宜。 Key Responsibilities Welcome to the core of what being a Sales & Marketing Secretary is all about! Here's the quick lowdown on what you'll do day-to-day:  Communicate information about the hotel and it’s services and facilities, employees and events in a positive, stylish and attractive manner in person or in writing.   Take responsibility for the following tasks: Brochure requests, stationary stocks/monthly ordering, assistance in preparation for Sales trips. Contribute to establishing a climate of motivation and enthusiasm in the hotel. Fully understand how the hotel is regarded in the community and develop a thorough knowledge of the competitive situation in terms of business mix of competitors, pricing and advertising strategies. 主要职责 让我们直奔主题，了解一下市场销售部秘书主要做什么？ 以下是你的日常工作： ·       以积极、美好、吸引人的方式，就酒店及其服务、设施、员工、事件等方面的信息进行口头交流或书面交流。 ·       负责下列事务： 酒店宣传的申请，文具库存/每月定购，协助准备销售人员出差的事宜。 ·       为在酒店内营造一种提倡能动性和积极性的风气而努力。 充分认识到酒店在社区内的形象和口碑，充分了解竞争对手的业务、价格、销售推广的战略等方面的竞争信息。 Requirements Here's exactly what you need to excel in this role: The Non-Negotiables (Must-Haves):    Undergraduate degree from an accredited university, college or hotel school.   Know your job and continue your self-development by self-directed learning and participation in company sponsored training programs. Familiar with computer system and application software Effective interpersonal skills team player. Happy outgoing personality. Goal driven personality, wants to grow and learn. Be open-minded and creative. Excellent oral & written communication. We've kept it short and sweet – just the essentials you'll need. What We're Looking For: The Soul Behind the Skillset Skills are teachable, but your spirit is what truly sets you apart. If you feel a connection with what we stand for, we're eager to meet you. Adaptable Thinkers: You’re not just open to change; you thrive on it. The dynamic nature of our environment energizes you. Feedback Enthusiasts: You value open communication and aren’t afraid to give or receive feedback to help us all grow together. Passionate Pioneers: You bring more than skills; you bring energy and zeal to make a difference every day, connecting with a team that does the same. Pause for a second before you hit 'apply.' Do these values align with your own? Is this the team you've been wanting to join? If your answer is a clear 'YES,' we're excited to get to know you better. 职位要求 在我们眼中，什么样的你，可以把这项工作做得漂亮？ 必备项    本科以上学历优先 熟知工作内容，不断学习进取，自我完善，踊跃参加公司安排的培训项目。 熟知计算机系统操作和应用软件。 良好的口头和书面沟通能力。 掌握有效的互动技能，具有团队精神。 乐观而外向的个性。 目标导向的性格，具有成长和学习的意愿。 简而言之，以上是我们的基本需求。 我们寻找的是：不止有能力，更是有个性的你。 能力可以培养，但个性不可复制，个性是真正让你独特的特质所在。如果这跟你的想法不谋而合，那我们非常期待可以与你聊聊。 1.      灵活应变的你：你不仅不畏惧改变，而且善于应变。我们的文化环境多元且多变，更好激发你的内在活力。 2.      敢于表达的你：你看重开放透明的沟通，敢于大胆说出自己的想法，也勇于接受意见，帮助整个团队在倾听和表达中，得到更好的成长。 3.      充满能量的你：你不仅一身技能，而且充满热情，就像是团队中的能量源泉。你感染和激发身边每一个人，一同追求突破和成就。 在你按下“申请”前，请先暂停一下。想一想，我们的价值观是否真的符合你的个人价值观？这是你心目中的理想团队吗？如果你的回答是一个明确的“是”，那太棒了！我们可以进一步深入，彼此更好地了解一下。让我们一起踏上这个惊喜不断的旅程吧！ Benefits For Every Member of Our Family:    Be welcomed for the stylish you, if you got accessories, hair dyes or tattoos!     Dine at our team dining hall and save on meals!   Enjoy COMPLIMENTARY room nights at all of our hotels b’cause, who doesn’t love to travel? Enjoy an annual, paid Well-being Leave, a day for you to look after yourself, be healthy and be happy!  Benefit from comprehensive medical and dental benefits, along with annual medical check-ups.   Enjoy an appreciative & supportive culture that allows you to be your best self. Speak up & put your own ideas into actions. Think differently! 福利 对于我们的每一位成员，都可以： 欢迎展现你的时尚风格，无论是配饰、染发还是纹身，都欢迎！ 在我们丰富可口的员工餐厅用餐。 享受我们所有酒店的免费入住，因为谁不喜欢旅行呢？ 丰厚的带薪年假等福利假期，享受工作，更享受生活！ 全面的福利保障，专属于每个同事的商业保险 享受一个欣赏和支持的工作文化，让你展现自己。 勇于表达并将自己的想法付诸实践，鼓励创新思维！

-      Handles all appointmentrequests for superior and schedule accordingly         有效的、及时的完成上级所分配的任务 -      Maintain and updates files and create a proper filling system         维护和更新文件并跟进 -      Types correspondence and ensureaccuracy of grammar, composition and format         以正确的形式写文件 -      Handles incoming and outgoingcalls according to hotel standards        以酒店的标准接听或拨打电话 -      Clears IN/OUT trays for division and distributes to addresses concerned         清理和分发相关文件 -      Ensures all correspondences,faxes, messages, emails are responded in a timely manner / disseminatedaccordingly         及时的查看并答复邮件，信件或传真，有必要时转发给相关人员 -      Handles all appointmentsconcerning the superior(s) and keeps track of his / her daily schedule andengagements         替上级合理的安排时间表及约会 -      Ensures all arrangements aremade prior to meetings (booking of function room, set ups, meeting materialsetc.)         确定事前预定的会议（预定会议室，摆台及会议所需物品） -      Takes minutes for the meetingas required; ensure to disseminate minutes to all concerned         每天记录会议内容并发送给相关人员 -      Ensures security and upkeep ofall department confidential files         保存部门的秘密文件并确保安全

岗位职责 1. 日常行政管理： 协助制定和实施办公室行政管理制度、流程和程序。 管理办公用品的采购、分发和库存管理。 维护办公区域的整洁与秩序，包括设施设备的日常维护和报修。 安排会议室预定，准备会议材料，确保会议顺利进行。 2. 文件与资料管理： 负责文件的归档、分类、存储和检索，确保信息的准确性和安全性。 协助处理往来邮件、传真和电子邮件，确保信息的及时传递和处理。 起草、编辑和打印日常行政文件，如通知、报告等。 3. 日程与活动安排： 协助安排上级或重要客户的日程，包括会议、差旅等。 组织和协调公司内外部活动，如团队建设、年会等。 4. 对外关系管理： 维护与政府部门、合作伙伴等外部机构的良好关系。 办理公司所需的各类证照、资质等手续。 任职要求： 1.相貌端正，形象气质佳，女性优先 2.本科学历及以上，能熟练操作办公软件 3.具备熟练的听、说、读、写的英语能力 4.优秀的沟通技巧及组织协调能力

一、职位概述 作为雅高集团美憬阁品牌酒店行政体系的重要支撑岗位，行政助理需全面承接总经理及各部门的行政事务与综合协调工作，以保障酒店行政运营的高效、规范与顺畅。秉持品牌极致服务与严谨管理的理念，精准落实各项行政保障职责，为管理层决策与各部门协作提供坚实的后勤与文书支持；积极搭建跨部门沟通桥梁，主动协同酒店各部门推进工作衔接，助力酒店运营管理与业务发展平稳有序；同时严格恪守雅高集团保密规范，妥善管控各类敏感信息与核心数据，以专业的行政素养与细致的工作态度，维护品牌形象与酒店运营的安全性、稳定性。 二、主要关键工作事项 1. 统筹落实部门日常行政需求，保障行政办公室高效运转，严格遵循公司规范与酒店内部规章制度开展工作。 2. 直接协助总经理处理日常事务，按需提供专业的秘书与文书服务，保障总经理工作顺畅推进。 3. 严格执行保密制度，妥善保管酒店各类核心信息、知识产权及电子与纸质数据，遵守雅高集团互联网与邮件使用规范。 4. 起草、打印并分发日常文件、备忘录、报告等材料，按要求整理并提交需内部分发或上报雅高集团总部的日程表与报表。 5. 负责行政晨会等各类会议的记录与整理工作，精准转录总经理口述内容，形成规范的会议纪要。 6. 处理传真、信函、备忘录、免费券等各类往来文件，建立编码追踪系统，确保文件流转可追溯。 7. 负责部门相关邮件的接收、拆封与分发工作，及时传递重要信息。 8. 统筹管理办公用品库存，保障物资供应充足，实现耗材的合理管控与高效领用。 9. 精准掌握总经理活动安排，科学统筹并协调预约事宜，及时提醒重要会议与约会，保障行程有序。 10. 规范处理各类来电与去电，礼貌应答并准确传递信息，维护良好的对外沟通形象。 11. 整理维护业主、雅高集团、酒店内部及供应商等各类联系人信息，确保联络渠道清晰可查。 12. 负责行政及管理层人员的请假记录管理，精准归档年假、病假、法定假期及补休等相关信息。 13. 妥善处理员工人际关系咨询与诉求，及时向总经理反馈员工投诉与需求，搭建员工与管理层的沟通桥梁。 14. 熟知酒店火灾、突发事件及爆炸等应急处理流程，协助落实应急演练与执行工作，保障宾客与员工安全。 15. 保持总经理行政办公室及工作区域的整洁有序，规范整理各类档案资料，按要求完成指定数据的电脑录入工作。 三、知识与经验 1. 具备大专及以上学历，拥有良好的职业素养与行政服务意识。 2. 拥有2年及以上四星级或五星级国际品牌酒店文秘相关工作经验，熟悉高端酒店行政运营流程。 3. 具备流利的英语听说读写能力，能熟练处理英文文书与双语沟通事宜。 4. 熟悉酒店行政工作核心流程，掌握文书撰写、会议组织、档案管理等专业行政技能。 5. 了解雅高集团相关管理规范与保密要求，具备基础的品牌运营理念认知。 6. 熟悉各类办公软件操作，具备高效的数据录入与文档处理能力，能适配数字化行政工作需求。